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備品の発注前承認は、
「金額の線」と「カテゴリの線」の2本で組む
Amazonビジネスの承認ルール・購買ポリシーを公式ヘルプの機能名で整理し、経理が発注前承認を設計するときに決める7項目を1枚の判定表にしました。
Amazonビジネスでは、管理者が「注文に関するポリシー」で購入に対する使用制限（金額の線）を設け、そこに引っかかった注文を最大6階層・階層ごと最大10人の承認者に回せます。商品カテゴリーの制限・禁止（カテゴリの線）は「商品に関するポリシー」で行い、こちらはプライムビジネス会員のみ。承認期限はPrime Business未登録・Duo・Essentials・Smallで7日、Medium相当以上で14日（ヘルプの表記は「ミディアム」「エンタープライズ」）、過ぎると注文はAmazonが自動キャンセルします。
まだ個人アカウントで買っている場合は、承認ルールの設計より前に、まずここから。
承認フローを組む前に、3つの部品を揃える
Amazonビジネスのビジネスアカウントは、企業の種類や規模にかかわらず無料で作成でき、マルチユーザーアカウントを作れます。 承認ワークフローは、この上に役割・グループ・ルールの3つの部品を置いて組み立てます。 設定の入口は「ビジネスアカウントの設定」で、そこから「購買ルールと承認」または「購買コントロールおよび承認」に進みます。
役割は「管理者」「購買依頼者」「カタログ連携購買依頼者」「会計担当者」「システム担当者」の5つで、1人に複数の役割を割り当てられます。 管理者がアカウントを管理し、権限を割り当てられた購買依頼者が組織のために注文し、会計担当者がレポートを扱います。 管理者は「ユーザー」ページで、各ユーザーの役割・グループ・承認ルールをまとめて管理します。 役割ごとに何が見えるかは 購入履歴と経費精算の記事 に整理してあります。
グループは部署・部門・プロジェクトの単位です。1人のユーザーを複数のグループに紐付けられ、 管理者はグループごとに共通の支払い方法／個別の支払い方法を設定したり、従業員が自分の支払い方法を使うことを許可したりできます。
ルールは「推奨ルール」「制限ルール」「禁止ルール」の3種類から選び、選んだグループのみに適用するか、グループとそのサブグループに適用するかを決めます。 ルール名は管理者にのみ表示され、購買依頼者に見せるメッセージは別に設定します。 組織で注文情報（BOI）フィールド（コストセンター、発注番号、所在地など）を使っている場合は、その値に応じて承認ルールを適用することもできます。 なお購買依頼者個人に設定した承認ルールは、グループ階層の承認ルールより優先されます。
経理が決める7項目の判定表
発注前承認の設計とは、下の7項目を順に決めることです。「プライムビジネスの要否」の列は、公式ヘルプに記載があるものだけを書いています。
| 経理が決めること | Amazonビジネスの機能（公式名称） | 公式ヘルプに書かれている上限・条件 | プライムビジネスの要否 |
|---|---|---|---|
| 1. 誰が発注できるか | 役割（購買依頼者）とグループ | 管理者が権限を割り当てた購買依頼者だけが組織のために注文できる。1人に複数の役割を割り当て可。1人が複数のグループに所属可 | 不要 マルチユーザーは無料 |
| 2. 何円から承認を入れるか （金額の線） |
注文に関するポリシー（使用制限） | すべての注文、または設定済みの使用制限を超える注文に承認を必須にできる。しきい値は注文の合計額に対して適用。承認者を指定しない場合は、購買依頼者へのメッセージ表示に切り替わる | 記載なし ヘルプの承認期限の記述はPrime Business未登録アカウントにも言及しているが、未登録アカウントで使用制限ポリシーを設定できるかは公式ヘルプに明示がない |
| 3. 何を買わせないか （カテゴリの線） |
商品に関するポリシー（推奨商品の指定、商品カテゴリーの制限・禁止） | 特定の商品カテゴリーを制限または禁止できる。ヘルプには推奨販売者・地元販売者の推奨、特定の商品や中古品・整備済み品の制限またはブロックの項目もある | 会員のみ 指定カテゴリーへの使用制限も会員のみ |
| 4. 誰が承認するか | 承認者・承認階層・代理承認者 | 最大6つの承認階層、階層ごとに最大10人の承認者。各階層で必要な承認は1回。承認は昇順または降順で行われる。既にグループ承認者がいれば、それを初期設定の承認者にできる | 記載なし |
| 5. 何日以内に承認するか | 承認期限（自動キャンセル） | 未登録・Duo・Essentials・Smallは7日、Medium相当以上は14日（ヘルプの表記は「ミディアム」「エンタープライズ」）。期限を過ぎるとAmazonが注文を自動キャンセル。承認者には3日ごとに通知メール | プランで日数が変わる |
| 6. 何を注文に書かせるか | 発注番号・注文情報（BOI）フィールド | 管理者は注文確定時の発注番号の入力を必須または任意に設定できる。発注番号は配送ラベル・納品書・購買分析レポートに表示される | 記載なし |
| 7. 誰が請求書とレポートを見るか | 会計担当者・ビジネス分析 | ビジネス分析はAmazonビジネスの全顧客が使える。Root管理者と財務ユーザーは全購入データ、購買依頼者は自分の購入分のみ。請求書払いでは、グループ管理者と購買依頼者は請求書を閲覧できない | 不要 購買分析ダッシュボードはEssentials以上の特典（Duoには含まれない） |
※ 「未登録」はプライムビジネスに登録していないビジネスアカウントのこと。Duoプランの特典には、購買分析ダッシュボードと購買コントロールが含まれません。
※ Amazonのヘルプは承認期限の説明で「ミディアム」「エンタープライズ」と書いていますが、プライムビジネスのプラン表の名称は Duo／Essentials／Small／Medium／Unlimited です。上位2プラン（Medium／Unlimited）が14日に当たると読めます。
※ 承認の必要なポリシーが複数あって、そのすべてが1つの注文に適用される場合は、すべての承認ルールが実行され、注文は各ポリシーのそれぞれの承認者に送信されます。
※ 保留中の注文に2つを超えるルールと異なる承認者が含まれる場合、1人の承認者が否認すると注文全体が否認されます。
金額の線をどこに引くか ― 税務の線と揃える考え方
金額の線を何円にするかについて、Amazonビジネス側に決まりはありません。 備品の税務上の取扱いが変わる線に揃えておくと、承認の記録がそのまま資産計上の判断材料になります。 線そのものは 10万・20万・40万の判定表 にまとめてあります。
| 税務上の線（1単位あたりの取得価額） | 何が変わるか | 承認の線としての意味 |
|---|---|---|
| 10万円未満 | 損金経理すれば全額をその期の費用にできる（全ての企業） | 消耗品の帯。承認を挟まず購買依頼者に任せる候補 |
| 10万円以上 | 減価償却資産としての判定が始まる。20万円未満なら一括償却資産（3年均等）、中小企業者等なら40万円未満まで少額減価償却資産の特例で全額損金も選べる（除外要件あり） | 資産計上の記録が要る帯。ここから承認と発注番号を必須にする候補 |
| 40万円以上 | 中小企業者等の少額減価償却資産の特例（令和8年4月1日以後の取得）の上限を超え、通常償却のみ | 耐用年数にわたって帳簿に残る買い物。承認階層を増やす候補 |
※ 少額減価償却資産の特例は中小企業者等（青色申告・資本金1億円以下・常時使用する従業員400人以下）に限られ、通算法人・適用除外事業者・令和4年4月1日以後に取得した貸付用資産・中小企業経営強化税制E類型に係る計画に記載された資産は対象外です。損金経理と年300万円の枠、適用額明細書の添付が要件です。
※ 判定に使う金額は、その会社が採用している消費税の経理方式に従います（税抜経理なら税抜、税込経理なら税込）。Amazonビジネスのサイトでは税抜価格と税込価格の両方が表示されます。
ここで間違える
承認ルールの金額は「注文の合計額」、税務の10万円判定は「1単位」
Amazonビジネスのヘルプには、使用制限ポリシーのしきい値は注文の合計額に対して正確に適用されると書かれています。 一方、少額の減価償却資産の判定は通常1単位として取引される単位ごとです。 承認ルールの金額の線を税務の線と同じ数字にしても、判定している対象が違います。 3万円のモニターを4台まとめて注文すれば承認は走りますが、税務上は1台ずつ10万円未満です。 逆に、12万円の機器を注文だけ分けても、資産計上の判定は変わりません。 承認は支出管理の線、税務判定は納品後に1単位ごと、と分けて設計する必要があります。
同じヘルプは、しきい値を重ねると1つの注文に2つのポリシーが同時に走るため、上の帯と下の帯が重ならないよう金額を刻むことを勧めています。
承認者が止まると、注文は自動でキャンセルされる
承認者が期限内に承認も否認もしないと、Amazonは注文を自動的にキャンセルします。 期限はPrime Business未登録・Duo・Essentials・Smallのアカウントで7日間、Medium相当以上で14日間です （ヘルプの承認期限の説明は「ミディアム」「エンタープライズ」と表記していますが、プライムビジネスのプラン表の名称は Duo／Essentials／Small／Medium／Unlimited で、上位2プランが14日に当たると読めます）。 承認者には3日ごとに通知メールが送られ、承認または否認されると購買依頼者にも通知メールが届きます。 承認者が1人だけだと、その人の不在がそのままキャンセルになります。 階層ごとに最大10人まで承認者を置け、必要な承認は各階層で1回なので、1階層に複数を置いても承認の手数は増えません。 ヘルプには「代理承認者を設定する」の項目もあり、不在時の手当てはここで行います。
見積依頼ツールを使って行った注文は、承認・否認の期間が14日間です（すべてのアカウントが見積依頼ツールを使えるわけではありません）。
カテゴリの線は、プライムビジネス会員でないと引けない
「商品に関するポリシー」（推奨商品の指定、特定の商品カテゴリーの制限・禁止）はプライムビジネス会員のみが利用できます。 指定した商品カテゴリーに対して使用制限を設定することも、同じく会員のみです。 ビジネスアカウント自体は無料で作成できます。承認期限についてのヘルプ記述はPrime Business未登録アカウントにも触れていますが、 購買コントロール自体はプライムビジネスの特典表に載っている機能なので、未登録の状態でどこまで設定できるかは公式ページで確認してください。 いずれにせよ、カテゴリの線を引くにはプライムビジネスへの登録が前提になります。 カテゴリの線が引けない範囲では、買ってよい物の範囲は社内規程と承認者の目視で代替することになります。 プランごとの年会費や無料トライアルの条件も、公式ページで確認してください。
Amazonの通常アカウントには、承認ルールも複数ユーザーの役割もありません。 Amazonビジネス（登録無料）にすると、購買依頼者と承認者を分け、使用制限を超えた注文を承認待ちにし、 発注番号の入力を必須にできます。承認履歴と購買分析レポートが残るので、 後から「誰が・何を・誰の承認で」買ったかを追えます。 個人アカウントのままでよいかどうかは 切り替えの判定表 にまとめてあります。
※ 商品カテゴリーの制限・禁止はプライムビジネス会員のみの機能です。請求書払いには別途審査があります。
出典
- Amazonビジネス ヘルプ「承認ルールについて」 ― 最大6つの承認階層・階層ごと最大10人・各階層で承認は1回、承認期限（未登録・Duo・Essentials・Smallは7日、ミディアム・エンタープライズは14日、見積依頼ツール経由の注文は14日）、期限超過でAmazonが自動キャンセル、承認者へ3日ごとの通知メール・承認／否認時は購買依頼者へ通知、「承認待ち」「承認履歴」ページ、1人の否認で注文全体が否認
- Amazonビジネス ヘルプ「承認ポリシーの種類」 ― すべての注文または使用制限を超える注文に承認を必須にできること、注文に関するポリシー（使用制限）と商品に関するポリシー（プライムビジネス会員のみ）、指定カテゴリーへの使用制限は会員のみ、しきい値は注文の合計額に対して正確に適用、しきい値を刻む推奨、承認者未指定時のメッセージ表示、複数ポリシーはすべて実行、承認者は注文ごとに1つの通知
- Amazonビジネス ヘルプ「購買ルールに承認ルールを追加する」 ― 推奨ルール・制限ルール・禁止ルールの3種類、グループとサブグループへの適用、ルール名は管理者のみ表示、注文情報（BOI）フィールドによる適用、グループ承認者を初期設定の承認者にできること、購買依頼者の承認ルールがグループ階層のルールより優先、1人が複数グループに所属可
- Amazonビジネス ヘルプ「複数の承認者または承認階層を追加する」 ― 最大6階層、承認は昇順または降順で行われること、商品ルールはBusinessプライム会員のみ
- Amazonビジネス ヘルプ「購買ルールと承認」（目次） ― 代理承認者を設定する、購買コントロールにより推奨商品／推奨販売者を設定する、特定の商品や中古品・整備済み品を制限またはブロックする、複数の注文をまとめて承認する、購買コントロールを設定して行った購入のレポートを生成する、の各項目の存在
- Amazonビジネス ヘルプ「ユーザーの役割と権限」 ― 管理者・購買依頼者・カタログ連携購買依頼者・会計担当者・システム担当者の5つの役割、1人に複数の役割を割り当て可
- Amazonビジネス ヘルプ「ユーザーを管理する」 ― 管理者はユーザーページで役割・グループ・承認ルールを管理できること
- Amazonビジネス ヘルプ「発注番号について」 ― 発注番号の入力を必須または任意に設定できること、配送ラベル・納品書・購買分析レポートへの表示
- Amazonビジネス ヘルプ「利用可能な支払い方法」 ― グループごとの共通・個別の支払い方法、従業員が自分の支払い方法を使うことの許可
- Amazonビジネス ヘルプ「ビジネスアカウントの使用を開始する」 ― ビジネスアカウントは企業の種類や規模にかかわらず無料、マルチユーザーアカウントの作成
- Amazonビジネス ヘルプ「ビジネス分析」 ― 全顧客が利用可、Root管理者・財務ユーザーは全購入データ、購買依頼者は自分の購入分のみ
- Amazonビジネス ヘルプ「請求書払いポリシー」 ― グループ管理者と購買依頼者は請求書を閲覧できないこと
- Amazonビジネス ヘルプ「プライムビジネスについて」 ― Duoプランの特典に購買分析ダッシュボードと購買コントロールが含まれないこと、Essentials以上の調達関連の特典
- Amazonビジネス ヘルプ「税抜価格と税込価格の表示」 ― Amazonビジネスのサイトでは税抜価格と税込価格の両方が表示されること
- Amazonビジネス公式サイト「コンプライアンス管理」 ― 承認ワークフロー（複数承認者・一括承認）、購買コントロール、予算管理、受領記録の紹介
- 国税庁 タックスアンサー No.5403 ― 10万円未満の少額の減価償却資産、20万円未満の一括償却資産、判定単位（通常1単位として取引される単位）、消費税の経理方式による判定
- 租税特別措置法 第67条の5（e-Gov法令検索） ― 中小企業者等の少額減価償却資産の特例（取得価額40万円未満）
- 国税庁 タックスアンサー No.5408 ― 少額減価償却資産の特例を使える中小企業者等の範囲（青色申告・資本金1億円以下・従業員400人以下）、通算法人・適用除外事業者・貸付用資産・経営強化税制E類型の除外、損金経理・年300万円の限度額・適用額明細書の添付
この記事の位置づけ：Amazonビジネスの機能の一般的な解説と、制度の一般的な解説です。個別の会社の承認規程や、個別の取引について税務上の判断を示すものではありません。 Amazonビジネスの機能の有無・上限・プランの条件は2026年9月5日時点の公式ヘルプに基づくもので、変更されることがあります。 承認の線をどこに引くか、取得価額の判定単位、消費税の経理方式は、会社の状況によって結論が変わります。 実際の会計処理・税務申告は、必ず顧問税理士にご確認ください。